VeriFactu para autónomos: qué es, cuándo obliga y cómo cumplir sin complicarte

El 2 de diciembre de 2025, el Gobierno publicó el Real Decreto-ley 15/2025 y movió las fechas de VeriFactu un año entero. Si buscasteis información hace unos meses y anotasteis "julio de 2025" o "2026" en la agenda, esos datos ya no valen. La obligación para autónomos arranca el 1 de julio de 2027. Todavía hay margen, pero el margen es justo eso, tiempo para elegir bien y no para olvidarse del asunto.

Esta guía de verifactu autónomos os cuenta qué es de verdad, a quién obliga, desde cuándo, cuánto cuesta adaptarse (un dato que casi nadie pone por escrito) y los errores que vemos repetirse. Escribimos esto como plataforma que ya emite facturas conformes con el reglamento, así que lo miramos desde el lado práctico: qué botón toca el autónomo cada mañana, no solo qué artículo dice el BOE.

Qué es VeriFactu y por qué existe

VeriFactu es el nombre popular de un sistema de facturación regulado por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, que aprobó el Reglamento de requisitos de los Sistemas Informáticos de Facturación (el RRSIF para los amigos). Ese reglamento desarrolla la Ley 11/2021 de medidas antifraude. El objetivo de Hacienda es concreto: acabar con el software de doble uso, esos programas que permitían llevar una caja para el fisco y otra para casa, borrando o modificando facturas sin dejar rastro.

La idea de fondo es que cada factura que emite un programa quede sellada. Una vez creada, no se puede alterar ni borrar en silencio. Si te equivocas, corriges con una factura rectificativa que también queda registrada. El programa encadena cada factura con la anterior mediante una huella digital (un hash), le pone una firma electrónica y, según la modalidad que elijas, manda ese registro a la Agencia Tributaria de forma automática.

Las especificaciones técnicas finas (el formato exacto de los registros, cómo se genera el código QR, qué campos lleva cada envío) se concretaron en la Orden HAC/1177/2024, de 17 de octubre. No hace falta que os la leáis. Es trabajo del fabricante del software, y ese matiz importa porque parte de la responsabilidad legal recae sobre quien programa la herramienta, no solo sobre quien la usa.

El QR y la leyenda VERI*FACTU

El cambio más visible lo tendrá delante cualquier cliente vuestro. Las facturas y facturas simplificadas (los tíquets) tendrán que llevar un código QR y, cuando trabajéis en la modalidad conectada, la leyenda "factura verificable" o VERI*FACTU. Ese QR permite a quien recibe la factura escanearlo con el móvil y comprobar en la sede electrónica de la AEAT que la factura existe y ha quedado registrada. Para el cliente es una garantía. Para vosotros, una casilla más que el programa rellena solo.

VeriFactu para autónomos: modalidad conectada y no conectada

Aquí es donde mucha gente se lía, así que vamos despacio. La ley permite dos formas de cumplir, y las dos son legales.

• Modalidad VeriFactu (conectada). Cada factura que emites viaja de forma automática a la Agencia Tributaria en el momento. No guardas nada extra, no exportas nada a mano. La factura lleva el QR y la leyenda VERI*FACTU. Es la opción que Hacienda prefiere y la que menos te complica la vida, porque los registros ya están en su sistema.
• Modalidad No VeriFactu (no conectada). El programa cumple los mismos requisitos de inalterabilidad, huella encadenada y firma, pero los registros no se envían solos. Se conservan en tu equipo y los aportas si Hacienda te los pide. Suena cómodo, pero te obliga a custodiar esos ficheros con todas las garantías durante años, y cualquier inspección empieza contigo buscando archivos.

Para la mayoría de autónomos que facturan desde un ordenador o el móvil, la modalidad conectada quita trabajo en vez de añadirlo. El registro sale, se archiva en la AEAT y se acabó. La no conectada tiene sentido para negocios con muchísimo volumen o con requisitos de conectividad especiales, y suele ir de la mano de asesorías que gestionan la conservación por ti.

Qué cambia en el día a día

Menos de lo que teméis, si el programa está bien hecho. Sigues creando la factura igual: eliges el cliente, metes los conceptos, aplicas el IVA. Lo que cambia ocurre por debajo. Ya no puedes editar una factura emitida "para arreglar un céntimo": la corriges con una rectificativa. No puedes borrar una factura porque el cliente al final no pagó: la anulas con su registro. Y no puedes numerar a mano saltándote números, porque la cadena de huellas detecta el hueco.

Si veníais de un Excel o de un talonario, esa disciplina es el cambio real. Si ya usabais un programa serio, casi ni lo notaréis, más allá del QR nuevo en el PDF.

VeriFactu autónomos: el calendario real tras el aplazamiento de 2027

Este es el punto donde media internet sigue desactualizada, así que fijaos bien en las fechas. El Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre, modificó la disposición final cuarta del RD 1007/2023 y retrasó la exigibilidad un año. El calendario que manda hoy es este:

1. 1 de enero de 2027: obligatorio para las empresas que tributan por el Impuesto sobre Sociedades (sociedades limitadas, anónimas y demás personas jurídicas).
2. 1 de julio de 2027: obligatorio para los autónomos y demás contribuyentes del IRPF.

Los fabricantes de software, por su parte, llevan tiempo teniendo que ofrecer productos adaptados. Es decir, la herramienta ya debería existir y estar lista antes de que a vosotros os toque usarla obligatoriamente. Que la fecha del autónomo sea julio de 2027 no significa esperar hasta junio de 2027 para mirarlo. Cambiar de programa de facturación a última hora, con años de datos dentro, es la receta del desastre que os describimos más abajo.

Un aviso sobre las fuentes que encontraréis buscando. Muchos artículos, guías y hasta comerciales siguen citando 2025 o 2026 porque se escribieron antes del aplazamiento y nadie los ha tocado. Si veis esas fechas, la página está vieja. La referencia buena es 2027, en las dos fechas de arriba.

Quién está obligado y quién se queda fuera

La regla general es amplia: si emites facturas con un programa informático y tributas en territorio común, VeriFactu te alcanza. Pero hay excepciones que conviene tener claras, porque afectan a muchos autónomos.

Fuera del sistema VeriFactu

• Quien ya está en el SII. El Suministro Inmediato de Información obliga a llevar los libros del IVA casi en tiempo real a través de la sede de la AEAT. Quien está en SII ya remite esa información y queda fuera del ámbito de VeriFactu.
• País Vasco y Navarra. Los territorios forales tienen su propio sistema, TicketBAI, que persigue lo mismo con otra normativa. Si tributas allí, tu referencia es TicketBAI, no VeriFactu.

Los casos que las guías citan de pasada: módulos y recargo de equivalencia

Casi todo el mundo menciona "los de módulos y recargo de equivalencia" como excepción y pasa página sin explicar nada. Vamos a mojarnos un poco más, con el matiz de que aquí conviene confirmar tu situación concreta con tu asesor.

Lo determinante es si emites facturas con un programa informático, con independencia de tu régimen fiscal. El reglamento regula los sistemas informáticos de facturación. Si eres un autónomo en recargo de equivalencia (un comercio minorista, por ejemplo) que no está obligado a emitir factura de cada venta y despacha con un tíquet de un TPV, lo relevante es qué hace ese TPV. Si tu venta se documenta con software, ese software tendrá que ser conforme. Si de verdad facturas a mano, en papel, sin ningún programa por medio, el reglamento de sistemas informáticos no te aplica en esa parte, porque no hay sistema informático que regular.

Ese es el hueco que casi nadie explica con claridad: VeriFactu obliga al software con el que facturas. La obligación aparece en el momento en que usas un programa para emitir. Ahora bien, seamos honestos: en 2027, con clientes que piden factura por correo y proveedores que trabajan en digital, facturar íntegramente a mano es cada vez más raro y más incómodo. La excepción existe, pero es estrecha.

Requisitos técnicos: qué tiene que hacer tu programa por ti

No os pedimos que entendáis criptografía. Os pedimos que, al elegir herramienta, comprobéis que hace estas cosas, porque son las que la ley exige y las que os cubren ante una inspección:

• Integridad e inalterabilidad. Una factura emitida no se puede modificar ni borrar sin dejar registro. Las correcciones van por rectificativa.
• Huella (hash) encadenada. Cada factura lleva una huella digital que enlaza con la anterior, formando una cadena. Si alguien manipula una, la cadena se rompe y salta.
• Firma electrónica. Los registros se firman para garantizar su autenticidad.
• Trazabilidad y conservación. Todo queda ordenado y guardado, listo para aportarse si Hacienda lo reclama.
• Código QR y leyenda. En cada factura, con la mención VERI*FACTU cuando trabajes en la modalidad conectada.

Cuando un programa cumple todo esto, el fabricante emite una declaración responsable confirmando que su software se ajusta al reglamento. Pedidla o comprobad que existe. Un programa sin esa declaración es un programa que os deja el problema a vosotros.

Cuánto cuesta adaptarse de verdad

Este es el dato que buscasteis y no encontrasteis, porque las guías hablan de "elige un software compatible" y se van de puntillas sin decir un euro. Vamos a ponerlo por escrito.

El coste depende de dónde partís:

• Si ya pagáis un programa de facturación de pago, lo normal es que la adaptación a VeriFactu venga incluida en las actualizaciones de vuestra cuota. No pagáis extra, pero seguís pagando la cuota mensual de siempre, que en el mercado suele moverse en un rango de entre 10 y 30 euros al mes según el fabricante y el plan.
• Si facturáis con Excel, Word o un talonario, el coste es adoptar un programa nuevo. Ahí el rango es enorme, desde herramientas gratuitas hasta suites de gestión con contabilidad y stock que cuestan bastante más.
• Si vuestro programa es muy antiguo o a medida, el coste oculto es la migración: sacar los datos de un sistema y meterlos en otro. De eso hablamos en la sección siguiente.

Aquí es donde os contamos qué hacemos nosotros, sin rodeos. Nuestro VeriFactu arranca desde 0€/mes. Emite facturas conformes con el reglamento, con su huella encadenada, su firma, su QR y el envío a la Agencia Tributaria en la modalidad conectada. Lo vendemos por separado, sin obligaros a contratar nada más de la plataforma. Decimos "desde 0€" porque para un autónomo que factura con normalidad la facturación conforme no tiene por qué ser una línea de gasto nueva.

El sentido de dar un precio es simple: si alguien os dice que cumplir VeriFactu obliga a un desembolso grande, desconfiad. Cumplir la ley no debería costaros una fortuna, y para muchos autónomos no cuesta nada.

Cómo migrar sin perder los datos ni la cabeza

Cambiar de programa asusta más por los datos que por el precio. Años de clientes, facturas y series de numeración no se tiran a la basura. Este es el orden que recomendamos para hacerlo sin sobresaltos:

1. Exportad todo del programa actual. Clientes, productos y el histórico de facturas, normalmente en un fichero CSV o Excel. Guardad también una copia del histórico en PDF, que es la que os cubre para consultas futuras.
2. Cerrad bien la numeración vieja. Apuntad cuál fue vuestra última factura en el sistema anterior para que la serie nueva continúe sin saltos ni repetidos. Un número repetido entre dos programas es un lío clásico.
3. Cargad clientes y productos en la herramienta nueva. La mayoría de programas serios importan un CSV. Revisad que los NIF y las direcciones han entrado bien, porque un dato mal migrado se arrastra a todas las facturas siguientes.
4. Emitid una factura de prueba. Comprobad que sale el QR, que la numeración arranca donde toca y, si vais en modalidad conectada, que el registro llega a la AEAT.
5. Conservad el sistema viejo en modo lectura. No lo borréis el primer día. Durante el periodo de conservación fiscal os puede hacer falta consultar una factura antigua.

Hacer esto con calma, meses antes de vuestra fecha de julio de 2027, convierte un trámite tenso en una tarde de trabajo. Hacerlo con prisas, la semana antes, es como acaban la mayoría de los problemas que vemos.

Cómo elegir software sin que os vendan humo

Todas las guías que rankean sobre verifactu autónomos las escriben proveedores de software, nosotros incluidos, así que leedlas sabiendo que cada una empuja su producto. Para compensar, aquí van criterios que valen os contratéis a quien os contratéis, y que podéis usar para comparar con la competencia:

• Declaración responsable a la vista. Si tenéis que preguntar tres veces dónde está, mala señal. Un fabricante conforme la enseña sin que se la pidáis.
• Precio cerrado y sin permanencia. Desconfiad de "consultar precio" o de contratos a plazos largos. Debéis poder saber qué pagáis y poder marcharos.
• Exportación de vuestros datos. Comprobad que podéis sacar clientes y facturas cuando queráis. Si un programa os secuestra los datos, la migración del futuro será un infierno.
• Las dos modalidades. Que la herramienta soporte VeriFactu conectada es lo mínimo. Si además ofrece la no conectada, tenéis margen si algún día lo necesitáis.
• Soporte en castellano y de personas. Cuando Hacienda os pida algo, querréis a alguien que responda, no un formulario que se pierde.

Un consejo extra: probad la herramienta antes de casaros con ella. Emitid una factura real, mirad el PDF, escanead el QR con el móvil y ved si el registro llega a la AEAT. Cinco minutos de prueba os dicen más que cinco páginas de web comercial.

Régimen sancionador: qué arriesgáis si no cumplís

Las cifras impresionan, así que las damos con su matiz. La Ley General Tributaria, en su artículo 201 bis, contempla dos tipos de sanción distintos:

• Para quien usa un sistema que no cumple: hasta 50.000 euros por ejercicio. Es la multa que os podría caer a vosotros por facturar con un programa no conforme, por ejemplo uno que permita alterar registros.
• Para quien fabrica o comercializa el software no conforme: hasta 150.000 euros por ejercicio y por cada tipo de sistema. Esta recae sobre el desarrollador, no sobre el usuario final.

Ese segundo punto es una buena noticia para el autónomo. Parte del peso legal está sobre quien programa la herramienta. Por eso insistimos tanto en la declaración responsable del fabricante: si elegís un software con declaración, la conformidad técnica es responsabilidad de quien lo hizo, y vosotros os limitáis a usarlo bien.

Si os llega una sanción, qué se puede hacer

Otro hueco que las guías esquivan. Una sanción de Hacienda no es una condena firme el día que llega. Tenéis derecho a defenderos, y el camino habitual es este: primero, un recurso de reposición ante el mismo órgano que dictó la sanción, en el plazo de un mes desde la notificación. Si os lo desestiman, cabe una reclamación económico-administrativa ante el Tribunal Económico-Administrativo. Y agotada esa vía, queda la judicial (el contencioso-administrativo).

No os lanzamos a pleitear alegremente, y para importes serios lo sensato es contar con un asesor o abogado fiscal. Lo que queremos que sepáis es que la multa no es automática ni inapelable, y que la mejor defensa sigue siendo la más barata: facturar desde el principio con una herramienta conforme, para que la sanción no aparezca.

VeriFactu no es la factura electrónica de Crea y Crece

Mucha gente mezcla dos obligaciones que van por separado, y conviene separarlas porque tienen calendarios y objetivos distintos.

• VeriFactu es un requisito sobre el software con el que emitís facturas. Persigue el fraude fiscal garantizando que los registros no se puedan manipular. Afecta a cómo se genera y sella cada factura.
• La factura electrónica B2B de la Ley 18/2022, Crea y Crece, es otra cosa: la obligación de que las facturas entre empresas y autónomos se emitan y reciban en formato electrónico estructurado, para reducir la morosidad y agilizar los cobros. Regula el formato y el intercambio de las facturas; la inalterabilidad interna del programa la cubre VeriFactu.

Se pueden cumplir a la vez y comparten terreno, pero son normas diferentes. Una obligación reciente no anula la otra. Si alguien os vende "la solución que lo arregla todo", pedid que os concrete cuál de las dos cosas resuelve y con qué norma. Para entender mejor por qué un modelo de plataforma con actualizaciones automáticas encaja bien con estos cambios normativos, escribimos una comparación entre WordPress y SaaS para pymes que aplica el mismo razonamiento.

Los errores que vemos repetirse

Después de acompañar a autónomos con esto, hay patrones que se repiten. Anotadlos:

• Fiarse de fechas viejas. Ya lo hemos dicho, pero es el error número uno. Julio de 2027 para autónomos, no 2025 ni 2026.
• Confundir "compatible" con "conforme". Que un programa diga "compatible con VeriFactu" en su web no basta. Buscad la declaración responsable del fabricante.
• Dejar la migración para el final. Los datos tardan en moverse y en revisarse. Empezad con margen.
• Seguir editando facturas emitidas por costumbre. Con VeriFactu, se corrige con rectificativa. Cambiar el chip antes de que sea obligatorio os ahorra sustos.
• Pagar de más por miedo. Cumplir la ley no exige la suite más cara del mercado. Un autónomo estándar cumple con herramientas sencillas, y muchas veces gratis.
• Ignorar el caso foral. Si tributáis en País Vasco o Navarra, vuestra norma es TicketBAI. Aplicar VeriFactu por error también da problemas.

Qué hacer ahora, con tiempo de sobra

La obligación de verifactu autónomos llega el 1 de julio de 2027, y esa distancia es una ventaja si la usáis. No hace falta correr. Hace falta decidir con cabeza:

1. Confirmad si os aplica (si facturáis con software y no estáis en SII ni en régimen foral, sí).
2. Mirad qué usáis hoy y si el fabricante ya ofrece versión conforme con su declaración responsable.
3. Si vais a cambiar, hacedlo con calma este año o el que viene, no en junio de 2027.
4. Aseguraos de que la herramienta hace el trabajo pesado por vosotros: huella, firma, QR y envío a la AEAT.

Nosotros hemos construido nuestro VeriFactu para que ese último punto no os quite tiempo: facturación conforme al reglamento desde 0€/mes, con el QR, la cadena de huellas y el envío automático a Hacienda ya montados, y sin obligaros a contratar el resto de la plataforma. Si queréis ver cómo encaja con la forma de trabajar de vuestro negocio, echadle un vistazo o pasaos por el resto de artículos donde desgranamos las novedades que afectan a autónomos y pymes. Cumplir con Hacienda no tiene por qué ser el marrón del año.

¿Cuándo es obligatorio VeriFactu para autónomos?

Tras el aplazamiento del Real Decreto-ley 15/2025, la obligación para autónomos y demás contribuyentes del IRPF arranca el 1 de julio de 2027. Para las empresas que tributan por el Impuesto sobre Sociedades es el 1 de enero de 2027. Si veis fechas de 2025 o 2026 en alguna guía, están desactualizadas: la referencia buena es 2027.

¿Cuánto cuesta adaptarse a VeriFactu siendo autónomo?

Depende de dónde partáis. Si ya pagáis un programa de facturación, la adaptación suele venir incluida en la cuota, que en el mercado ronda entre 10 y 30 euros al mes. Si facturáis con Excel o talonario, toca adoptar un programa nuevo, desde herramientas gratuitas hasta suites más caras. Cumplir la ley no debería costar una fortuna; para muchos autónomos no cuesta nada.

¿Qué diferencia hay entre la modalidad VeriFactu conectada y no conectada?

En la modalidad conectada, cada factura viaja automáticamente a la Agencia Tributaria en el momento y lleva el QR y la leyenda VERI*FACTU. En la no conectada, el programa cumple los mismos requisitos de inalterabilidad, huella y firma, pero los registros se conservan en tu equipo y los aportas si Hacienda te los pide, obligándote a custodiarlos con garantías durante años.

¿Están obligados a VeriFactu los autónomos en módulos o recargo de equivalencia?

Lo determinante es si emites facturas con un programa informático, con independencia del régimen fiscal. VeriFactu obliga al software con el que facturas. Si documentas ventas con un TPV o programa, ese software debe ser conforme. Si facturas íntegramente a mano en papel, sin ningún programa, el reglamento no te aplica en esa parte. Conviene confirmar tu caso con tu asesor.

¿Qué multa hay por no cumplir VeriFactu?

El artículo 201 bis de la Ley General Tributaria contempla dos sanciones. Para quien usa un sistema que no cumple, hasta 50.000 euros por ejercicio. Para quien fabrica o comercializa el software no conforme, hasta 150.000 euros por ejercicio y por tipo de sistema, sanción que recae sobre el desarrollador. Por eso conviene elegir software con declaración responsable del fabricante.